AFO 121 – Elagage de documents
Lorsque vous éliminez des documents avec l’AFO 121, cette opération a les conséquences suivantes:
· Vous éliminez automatiquement la cote de rangement à laquelle le numéro d’exemplaire était lié, s’il s’agissait du dernier numéro d’exemplaire pour la cote de rangement en question.
· Le numéro d’exemplaire est enregistré dans un fichier d’élimination structuré en fonction de la date, qui contient tous les renseignements sur tous les objets éliminés et qui permettra, par la suite, d’effectuer des mesures statistiques.
Remarque
Utilisez l’AFO 111 (“Catalogage”) si vous souhaitez éliminer un numéro d’exemplaire pour des raisons administratives (lorsqu’une autre cote de rangement doit être saisie par exemple). In this case the deleted object will NOT appear in reports generated via AFO 122.
remarque!
Dans les cas suivants, il vous est impossible d’éliminer des documents (numéros d’exemplaires) :
· Si le document (numéro d’exemplaire) ne figure pas dans le catalogue ;
· S’il s’agit d’un document (numéro d’exemplaire) appartenant à une autre institution (si le paramètre en question a été configuré de manière à empêcher l’élimination de documents appartenant à une autre institution ;
· Si le document est encore impliqué dans le transit de documents ;
· Si le document est encore emprunté ou réservé ;
· Si le document est lié à une notice dont s’occupe un autre responsable du catalogage, la notice est alors bloquée.
Attention !
L’AFO 467 est pratiquement identique à l’AFO 121. Il existe une exception : dans l’AFO 467, vous ne pouvez pas passer au sommaire de la notice après avoir supprimé la dernière cote de rangement au niveau de la notice.
A partir de l’AFO 121, le système affiche l’écran suivant :
Entrez le numéro d’exemplaire (code-barres/numéro d’enregistrement) du document à éliminer (saisie manuelle ou avec la douchette).
Après l’identification du document, le système affiche (une partie) du titre et la cote de rangement du document identifié.
En fonction de la configuration de votre système, ce dernier vous demandera une confirmation avant que le document ne soit véritablement éliminé. Vous devez configurer ce paramètre au moyen de l’AFO 469 (“Définir paramètres : divers”).
En fonction de la configuration de votre système, après avoir éliminé le dernier document de la dernière cote de rangement correspondant à une notice, vous pouvez passer au sommaire de la notice en question, afin de l’éliminer également. Configurez ce paramètre par le biais de l’AFO 469 (“Définir paramètres : divers”). L’élimination d’une notice bibliographique se déroule identiquement à la procédure décrite dans l’AFO 111.